نظام نگاشت ساختار و فرآیندهای سازمانی

با آغاز موج افزایش رقابت، شرکت‌ها همواره به دنبال خلق و به‌کارگیری روش‌ها و راه‌حل‌های گوناگون، برای افزایش کارایی و اثربخشی بخش‌های مختلف سازمان خود بوده‌اند. نخستین تلاش برای مدیریت علمی وظایف و فرایندها را می‌توان در اقدامات صورت گرفته توسط فردریک تیلور جستجو کرد. نخستین تلاش برای مدیریت علمی وظایف و فرایندها را می‌توان در اقدامات صورت گرفته توسط فردریک تیلور و پس از او تلاش‌های دمینگ و تویودا در ژاپن، شوهارت در صنایع بِل و بنیادها و نهادهای اروپایی را نیز می‌توان در زمره‌ی اقدامات بهبود فرایند در زمینه‌ی شرکت‌های تولیدی به شمار آورد.

در اواسط دهه‌ی ۱۹۶۰ میلادی با تنگ‌تر شدن حلقه‌ی رقابت، سازمان‌های خدماتی نیز به خوبی دریافتند که باید به‌دنبال راهی برای افزایش مداوم بهره‌وری در سازمان خود باشند و همین امر موجب توسعه موج جدیدی از متدولوژی‌های بهبود فرایند توسط محققان مختلف گردید. روش‌هایی همچون بهبود مستمر و مهندسی مجدد فرایندها زاییده این نسل می‌باشد. گرچه تعاریف و شاخص‌های متنوعی برای ارزیابی بهره بروری در طول سالیان مختلف در سازمان‌ها تعریف شده است اما می‎توان اهداف زیر را به عنوان نمونه‌هایی از مهم‌ترین شاخص‌های ارزیابی اثربخشی برشمرد:

  • زمان
  • هزینه
  • کیفیت
  • نحوه خدمت‌رسانی به مشتریان
  • پاسخ‌گویی بازار
  • میزان چابک بودن کسب‌وکار

امّا بدون در اختیار داشتن رویکردی ساخت‌یافته و برنامه‌ریزی شده، هدف‌گیری تمامی این معیارها و عوامل به‌طور همزمان امری دشوار است. بنابراین برای اجرای علمی و موفق پروژه‌های بهبود فرایند ناگزیر به استفاده از متدولوژی‌های مشهور طراحی شده در این زمینه هستیم.

باهم تغییر ایجاد می‎کنیم.

رویکرد فرا

مجموعه رهپویان دانش و فناوری فرا با تجربه‌ای غنی در زمینه طراحی فرآیندهای سازمانی رویکردهای زیر را در ارائه خدمات مشاوره طراحی، نگاشت و بهبود فرآیندهای سازمانی و ارزیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد ارائه می‌نماید:

  • استفاده از مدل‌های فرآیندی مورد تایید و معتبر جهانی
  • استفاده از ترازیابی شرکت های معتبر داخلی و خارجی
  • تطابق با ویژگی‌های داخلی و محیطی سازمان راهداری و سطح بلوغ فرآیندی این سازمان براساس مدل CMM
  • همکاری نزدیک با واحدهای عملیاتی و راهبردی در سازمان راهداری

اما بهبود فرآیند در سازمان‌ها در سطوح مختلفی صورت می‌گیرند؛ این سطوح را می‌تواند در سطح بنگاه، سطح فرآیندهای کسب و کار و سطح اجرا تقسیم بندی نمود؛ نمودار زیر نشان دهنده اقدامات بهبود فرآیند بر حسب سطوح فوق می‌باشد:

یکی از خدمات مجموعه رهپویان دانش و فناوری فرا در طراحی نظام‌ فرآیندهای سازمانی ارائه می‌دهد توسعه و پیاده سازی  اصول مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) با هدف دست یابی به اهداف سازمانی می‌باشد. در اجرای این اصول محرک‌ها و پیشران‎‌هایی وجود دارند که مهم‎ترین گروه‌های اصلی آن عبارتند از:

  • سازمان
  • مدیریت
  • کارمندان
  • مشتریان/ تامین‌کنندگان/ شرکاء تجاری
  • محصولات و خدمات
  • فرایندها
  • فناوری اطلاعات

اما برای اجرای موفقیت آمیز پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، سازمان‌ها نیازمند رعایت پاره‌ای از عوامل هستند. به این عوامل، عوامل حیاتی موفقیت پروژه‌های BPM می‌گویند که عبارتند از:

  • رهبری
  • زمان
  • پیوند زدن پروژه‌ی BPM به استراتژی سازمان
  • رویکرد ساخت‌یافته برای اجرای BPM
  • مدیریت تغییر کارکنان
  • توانمند ساختن کارکنان
  • تحقق ارزش پروژه‌ها

با توجه به موارد بیان شده و فعالیت‌های اجرایی مجموعه رهپویان دانش و فناوری فرا، گام‌های زیر به عنوان خدمات پیشنهادی در پیاده سازی و استقرار فرآیندهای سازمانی ارائه می‌گردد:

گام اول: تحلیل وضعیت کنونی فرآیندها

  • تحلیل استراتژیک فرآیندها
  • آسیب شناسی
  • تحلیل دلایل و ریشه ها و الزامات پیاده سازی
  • و …

گام دوم: معماری فرآیندهای کسب و کار تا سطح ۲

  • طراحی معماری پایه فرآیندهای سازمانی تا سطح ۲ با الگوی BPMN
  • تدوین شناسنامه فرآیند
  • و …

گام سوم: معماری فرآیندهای دارای اولویت تا سطح دستورالعمل

  • طراحی معماری پایه فرآیندهای سازمانی تا سطح ۴ با الگوی BPMN
  • نگاشت پایه ساختار و فرآیند
  • برنامه ریزی کلان پیاده سازی فرآیندهای اولویت دار
  • و …

گام چهارم: پایدارسازی

  • بررسی و تکمیل رویه ها و فرآیندها
  • برنامه های آموزشی جهت پایدارسازی
  • و …

لازم به ذکر است گام‌های فوق متناسب با شرایط سازمان و نیازهای موجود طراحی شده و در صورت نیاز فرآیندهای مکملی مانند تدوین شخص‌های کلیدی عملکرد به آن‌ها افزوده خواهد شد.

لازم به ذکر است مجموعه راهپویان دانش و فناوری با اجرای نمونه‌ فعالیت‌های موفق و بیش از ۷ سال سابقه اجرایی پروژه‌های ارتقای کیفیت و مهندسی فرآیندها در معماری و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در صنعت تلکام بر اساس الگوی eTOM و اجرای بیش از ۵ پروژه ملی در حوزه فرآیندهای تلکام بر اساس الگوی فوق، آمادگی کامل در ارائه خدمات مرتبط با استقرار فرآیندهای سازمانی مناسب و افزایش میزان و بهبود کیفیت خدمات ارائه شده توسط شرکت‌های فعال در صنعت مخابرات و افزایش سهم بازارهای داخلی و خارجی را دارد.